Quando si fa riferimento alla PEC (Posta Elettronica Certificata), si indica quel sistema informatico caratterizzato dal traffico illimitato di email. Tuttavia, la grande e fondamentale differenza che c’è tra queste tipologie di email e quelle gestite da altri programmi, sta nel valore legale. La PEC, infatti, è un vero e proprio sostituto digitale delle raccomandate fisiche, quelle però con ricevute di ritorno. Inoltre, la Posta Elettronica Certificata permette di usufruire di molteplici vantaggi per ciò che concerne i valori della sicurezza e della crittografia dei contenuti. Ma se le suddette email sono altamente utilizzate in delicati settori come quello sanitario e finanziario, è anche perché devono sottostare a delle normative ben precise.
Sebbene in alcuni contesti l’esigenza di inviare messaggi di Posta Elettronica certificata sia continua, in altri questa necessità può essere limitata a un singolo episodio; in questi casi disporre di una casella PEC da utilizzare una tantum o sporadicamente – e al riguardo segnaliamo il servizio di Lettera Senza Busta che consente di attivare una PEC gratis per sempre – è un’opzione più conveniente rispetto alla sottoscrizione di un abbonamento che non verrebbe poi sfruttato appieno. Che la PEC sia in diffusione è un dato di fatto, ma non tutti ne conoscono il valore legale, e soprattutto non è scontato come muoversi a riguardo. Per saperne di più, facciamo chiarezza proprio sull’aspetto legale della PEC.
Il valore legale della PEC: quando è obbligatorio il suo utilizzo?
Come anticipato, le email di Posta Elettronica Certificata hanno lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. I primi soggetti obbligati alla comunicazione di una casella PEC sono quelli iscritti agli albi ufficiali, i quali sono dunque dotati di partita IVA o sono registrati come ditta individuale. Siccome sono lavori che presuppongono dei contenuti delicati e dei dati sensibili da proteggere con una maggior attenzione, nel momento in cui si entra a far parte di questo mondo, per poter completare l’iscrizione al Registro Imprese è necessario avere una email PEC. Gli scambi di informazioni, di contratti e ritenute per i pagamenti, devono infatti presentare un valore legale, senza se e senza ma. L’Agenzia delle Entrate ha il compito di assicurarsi che risulti a norma quest’aspetto, e le aziende devono – a norma di legge – essere in primo luogo dotate di una partita IVA, e poi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata.
Quest’ultima è in rapida ascesa anche tra i privati poiché, rispetto alla posta normale, possiede delle implementazioni piuttosto funzionali per ogni occasione. Infatti, i comuni cittadini possono avvalersi della PEC per fare richieste ufficiali a enti e istituzioni, così come è possibile svolgere dei ricorsi o dei pagamenti per una multa, o qualora ci fosse l’urgenza di ottenere un’approvazione dal Comune di riferimento – ad esempio per girare un prodotto audiovideo -, oppure ancora per fare domanda per bandi pubblici e tanto altro. I costi odierni di una PEC non sono poi così alti, e di conseguenza il cittadino preferisce aprire una casella di questo tipo.
Ecco chi è esente dalla PEC pur avendo la partita IVA
Ci sono rare eccezioni nei casi legali derivati dalla PEC. Chiunque sia in possesso di una partita IVA, solitamente è obbligato a comunicare anche un indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Ma chi è esente? I professionisti regolarmente iscritti ai rispettivi albi di riferimento, no; ma l’eccezione è rappresentata da coloro che risultano dei lavoratori indipendenti dotati di una partita IVA in regime forfettario, ben distinta dall’ordinaria.
E comunque, va segnalato che persino quando appartenenti a questa casistica i professionisti preferiscono avvalersi di un indirizzo PEC. Ciò deriva dai già citati costi ridotti, e dalle molteplici possibilità ottenute dalla posta certificata, come la facilità di comunicare con la Pubblica Amministrazione e lo scambio di documenti ufficiali. Questi ultimi, di fatto, è preferibile che vengano sempre ‘coperti’ da un valore legale.
